Yritysasiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Sisällys

1. Rekisterinpitäjä
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
3. Tietosuojavastaava
4. Rekisterin nimi
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
6. Rekisterin tietosisältö
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
8. Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
10. Tarkastusoikeus
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
13. Tietojen poistaminen ja säilytysaika
14. Tietosuojaselosteen hyväksyntä

1. Rekisterinpitäjä

SuComIT Oy
Y-tunnus 2702891-9
Valtakatu 49-51, 53100 Lappeenranta

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Marko Koponen
Lähetä sähköpostia

3. Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaavana toimii Kimmo Summanen, Lähetä sähköpostia

4. Rekisterin nimi

Yritysasiakas- ja markkinointirekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Yritysasiakas- ja markkinointirekisterissä ylläpidetään SuComIT Oy:n olemassa olevien ja mahdollisten asiakasyritysten yhteyshenkilöiden tietoja. Yrityksellä tarkoitetaan tässä myös yhteisöjä.
Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa käyttötarkoituksissa:
Markkinoinnin, viestinnän ja myynnin hoitaminen, kehittäminen, kohdentaminen ja seuranta
Asiakassuhteen hoitaminen ja asiakaspalvelu
Asiakassuhteen analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut kokonaisasiakkuuden ja SuComIT Oy:n liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset
Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen
Asiakaspalvelukeskuksen puheluiden nauhoittaminen palvelutapahtumien todentamiseksi, asiakaspalvelun, oikeusturvan ja turvallisuuden varmistamiseksi ja kehittämiseksi sekä koulutukseen
Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa muun muassa seuraavanlaisia tietoja:
Yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, sukupuoli, titteli, asema ja yhteystiedot yrityksessä.
Postituslistat (esim. asiakaslehdet, uutiskirjeet).
Palveluiden tarjoamiseen, ostamiseen, käyttämiseen ja kehittämiseen sekä markkinointiin ja myyntiin liittyviä tietoja.
Muita asiakassuhteen hoitamisen tai kehittämisen kannalta olennaisia tietoja.
Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:
Yritys ja yhteyshenkilö itse
SuComIT Oy, SuComIT Oy:n sidosryhmät ja ulkopuoliset palveluntuottajat, kuten hakemistopalveluyritykset ja julkiset rekisterit
Muut asianmukaiset lähteet

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

SuComIT Oy on tehnyt päätöksen olla luovuttamatta hallussa olevia tietoja kolmansille osapuolille tai automaattisesti muille SuComIT Oy:n kumppaneille. SuComIT Oy luovuttaa yksittäistapauksessa asiakkaan tai sidosryhmän tiedot osoitetulle osapuolelle, jos asianomainen pyytää SuComIT Oy:ta toimimaan edellä mainitulla tavalla tai jos lainsäädäntöön perustuen lainvoimainen viranomainen vaatii SuComIT Oy:ta luovuttamaan erikseen yksilöidyn tiedon SuComIT Oy:n hallussa olevasta tietokannasta.

8. Tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

SuComIT Oy on tehnyt päätöksen olla siirtämättä SuComIT Oy:n hallussa olevia tietoja automaattisesti kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle. SuComIT Oy luovuttaa yksittäistapauksessa tiedot kolmansiin maihin tai kansainväliselle järjestölle, jos asiakas tai sidosryhmä, on tähän tarkoitukseen antanut SuComIT Oy:lle mandaatin toimia edellä mainitulla tavalla, ja SuComIT Oy on yhdessä tietosuojavastaavan sekä Suomen tietosuojaviranomaisen kanssa suorittanut riskiperusteiden ja laatujärjestelmän arvioinnin kolmannen maan tietoturvatason todellisesta tasosta.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

SuComIT Oy suojaa tässä tietosuojaselosteessa mainitun henkilörekisterin perustuen riskiarvioinnissa saatuun tulokseen vaaditusta turvallisuustasosta. Tietosuojavastaava osallistuu riskien arviointiprosessiin ja antaa puolueettoman lausunnon lopullisesta päätöksestä tietojen suojaamisen osalta, jota SuComIT Oy noudattaa. SuComIT Oy ottaa huomioon henkilörekisterin suojauksessa teknisen turvallisuuden ja hallinnolliset sekä tietotekniset vaatimukset.
Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai ammatinharjoittajan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi hänellä on riittävän tarkan ja yksilöidyn tarkastuspyynnön tehtyään oikeus saada tietoonsa itseään koskevat ja tallenteiden sisältämät tiedot. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuraavaan osoitteeseen: kimmo.summanen@sucomit.fi

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös omatoimisen toiminnan kautta velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Rekisteröity voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä. Tietosuojavastaava johtaa toimenpiteen käsittelyä.
Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, häntä pyydetään, ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Muussa tapauksessa rekisteröityä pyydetään päivittämään tiedot sähköpostitse osoitteeseen kimmo.summanen@sucomit.fi .

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, automaattista päätöksentekoa ja profilointia.
Henkilö voi kieltää SuComIT Oy:ta sähköisen viestinnän tietosuojalain 27 §:n mukaisesti käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinoinnin tarkoituksiin ilmoittamalla muutoksista sähköpostitse osoitteeseen kimmo.summanen@sucomit.fi tai toimimalla sähköisessä markkinointiviestissä muuten ilmoitetulla tavalla.

13. Tietojen poistaminen ja säilytysaika

SuComIT Oy poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun tietojen käsitellylle ei ole enää liiketoiminnallista perustetta tai jos asianomainen itse lakiin perustuen vaatii SuComIT Oy:ta poistamaan häntä koskevat tiedot. Tiedot tuhotaan ylikirjoittamalla, kun tietojen käsittelylle tai säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää SuComIT Oy:ta säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.

14. Tietosuojaselosteen hyväksyntä

Tietosuojaseloste on hyväksytty jatkuvana ja tarkastettu 17.09.2020.